Aspectos Prácticos de la Licencia

Aspectos Prácticos de la Licencia

Se difunde un nuevo artículo de interés, que repasa los aspectos más relevantes que se deben tener en cuenta a la hora de resolver y planificar las Licencias anuales de los trabajadores en las empresas y organizaciones privadas.

Es usual en esta época del año, víspera de fin de año, que las empresas aumenten sus consultas vinculadas a determinados aspectos prácticos de la licencia. Ello, en gran medida porque quienes administran el Capital Humano de las organizaciones deben resolver y planificar varios aspectos relativos a este tema. Por tal motivo, hemos pretendido difundir el siguiente artículo de interés con algunas de las pautas que consideramos más importantes a tener en cuenta.

Licencia o Vacación Anual de Dependientes

Nuestro Derecho, de forma expresa regula la licencia o vacación anual de los trabajadores dependientes.Se establece tal beneficio como un número determinado de días de descanso remunerado, en los que el personal dependiente tiene derecho a no prestar tareas e igualmente continuar percibiendo la remuneración habitual (incluyéndose todas las partidas de naturaleza salarial que percibe normalmente). La normativa no solo ha previsto la obligatoriedad del goce de la licencia, sino también el pago de ese período tal como si fuera tiempo trabajado (para que sean efectivamente vacaciones pagas). Todo esto, sin perjuicio del “salario vacacional” o “suma para el mejor goce de la licencia” que debe ser abonado en todos los casos antes del comienzo de la licencia. Podemos decir entonces, que el tiempo de vacaciones se paga doblemente”. Por un lado se abona una suma para el disfrute de la licencia (que se denomina salario vacacional), y por otra parte, los días de ausencia por esta causa deben también ser pagos. Esto último es lo que conceptualmente se denomina “licencia” y ocupa el presente artículo.

¿Es obligatorio tomarse las vacaciones?

La obligatoriedad de las vacaciones está recogida en normativa de orden público, que resulta irrenunciable. Las vacaciones anuales son obligatorias tanto para el empleador, como para el trabajador, y cualquier acuerdo en contrario carecerá de validez e impondrá la obligación de abonarse nuevamente (porque no se reputará paga). Esto significa en definitiva que no es posible “trabajar la licencia a cambio de dinero”.

Duración de la Licencia

Todos los trabajadores contratados por particulares o empresas privadas de cualquier naturaleza, incluido el servicio doméstico, tienen derecho a una licencia anual remunerada de 20 días como mínimo, debiendo para ello haber computado 12 meses, 24 quincenas o 52 semanas de trabajo en el año civil (enero a diciembre). La duración de las vacaciones anuales está entonces ligada al tiempo trabajado, y si no se alcanzaron esos mínimos, su duración se fijará en proporción.

Cálculo de la cantidad de días

En el caso de los trabajadores mensuales la cantidad de días de licencia dependerá de los meses trabajados. En un año completo serán 20; y en caso contrario se deberá prorratear a razón de 20 días dividido entre 12 meses (lo que equivale a decir que corresponden 1,66 días de licencia por cada mes trabajado). Por su parte, en el caso de los trabajadores jornaleros, se debe verificar la cantidad de jornales trabajados en ese año civil a considerar y multiplicar luego este número por el coeficiente: 0,066 (que es el resultado de dividir 20 días en 12 meses y luego entre 25 jornales). De esta forma, por ejemplo, un trabajador que solamente labora tres jornales por semana, tiene derecho a una licencia remunerada de 10 días al año.

Complemento por Antigüedad

Como se ha visto, corresponden 20 días por cada año civil completo trabajado. Sin embargo, después de cumplido el quinto año trabajado se comienza a sumar un día “extra” por cada cuatro años de antigüedad. Por lo tanto, luego de los cinco años, el trabajador tiene derecho a 21 días de licencia, y posteriormente, a los ocho años se suma otro más. Quienes cumplieron en 2015 el quinto año de antigüedad gozan en 2016 una licencia de 21 días y posteriormente continúan adicionándose días (uno cada cuatro), sucesivamente y sin límite.

¿Cómo deben computarse los días?

Las vacaciones anuales pagas, según nuestra normativa, deben gozarse como regla general en un solo período, dentro del cual no se computan los domingos ni los feriados (sean pagos o comunes). Tampoco se cuenta como licencia semana de turismo, ni el lunes y martes de carnaval (por ser días festivos, “marcados en rojo”). Sin embargo, los días sábados sí deben considerarsecomo parte de los días de licencia, incluso si habitualmente no se trabajan, sea por redistribución o porque el régimen de trabajo en la empresa es de lunes a viernes (40 horas).

Convenio de Fraccionamiento

La licencia debe hacerse efectiva, como viene de decirse, en un solo período continuado sin contarse feriados ni domingos. No obstante, la ley habilita a que por Convenio Colectivo se acuerde (previamente)tanto la división de la licencia en dos períodos (fraccionamiento),el menor de los cuales no podrá ser inferior a 10 días, como la computabilidad de los feriados, inclusive carnaval y turismo. Para ello debe celebrarse un acuerdo por escrito, firmado por la empresa y al menos la mitad más uno de los trabajadores, con la finalidad de regular y consensuar los aspectos antes mencionados. Este convenio se renueva anualmente, y debe conservarse siempre una copia dentro del Libro de Registro Laboral, para ser exhibido en caso de recibir una inspección del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS).  

Comunicado de Licencias

Las fechas en que cada trabajador gozará de la licencia se deben comunicar, por disposición legal,  mediante un “Listado de Licencias” en el cual se notifica al personal dependiente la fecha de inicio y finalización de la misma, con suficiente antelación (en forma previa al inicio de cada período de licencia). Con relación a la fijación de la fecha de goce de este beneficio, corresponde señalar que debe establecerse de común acuerdo entre empleador y trabajadores, considerando las preferencias  de ambas partes, y contemplando las posibilidades de la organización, las necesidades de la producción.

Un error frecuente: la registración

Llamativamente, es frecuente tropezarnos con errores en la registración, es decir en la documentación de las Licencias en los Recibos de haberes. El pago de la licencia, debe realizarse antes de comenzar a gozarla en caso de los jornaleros. En este sentido, a la hora de su registro, en el caso de los trabajadores por hora o por jornal, no existe mayor dificultad. Sin embargo, los trabajadores mensuales perciben la licencia al finalizar el mes correspondiente. Es decir que a su retorno, “cobran como si hubieran trabajado” (a diferencia del salario vacacional, el cual deben todos por igual percibirlo antes del comienzo del descanso). Es común en el ejercicio de la práctica profesional encontrarnos con equivocaciones en la documentación. La más repetida es la omisión de registrar correctamente el pago de la licencia, con las graves consecuencias que esto puede implicar para la empresa (en una visita inspectiva del MTSS, o en caso de enfrentarse a un reclamo laboral). A estos efectos, debe tenerse en cuenta que, la prueba del goce de la licenciaes su pago debidamente documentado. Por ejemplo: si un trabajador mensual gozara su licencia anual en el próximo mes de enero, cobrará de forma previa el salario vacacional, y posteriormente en el recibo correspondiente a ese mes (que cobra en febrero) debe registrarse en detalle y por separado: la suma que se abona por concepto de días de salario y la suma que se abona por concepto de días de licencia. En el recibo deben aparecer los dos “ítems” o “rubros”. En caso contrario, se corre el riesgo de que en un reclamo judicial la empresa deba pagar otra vez.

¿Es posible adelantar las Licencias? La totalidad de la licencia generada en un año civil determinado, debe gozarse dentro del año inmediato siguiente. Únicamente se puede compensar en dinero la licencia no gozada o acumulada en caso de desvinculación por despido o renuncia antes del usufructo de las vacaciones. Por lo que necesariamente la licencia generada en 2015 debe gozarse en 2016. Ni antes ni después. Entre el 1º de enero y el 31 de diciembre debe agotarse la licencia pendiente. Por lo anterior, es usual la consulta acerca de qué sucede cuando a fin de año, sea por razones de mantenimiento de la maquinaria, disminución de la producción, etc., la empresa realiza un cese o “parada”, como suele ocurrir en algunos rubros de nuestra industria. Un ejemplo práctico: cierre desde el próximo lunes 30 de diciembre hasta el 10 de enero. La solución para esto, cuando los trabajadores tienen la licencia del año anterior agotada (en nuestra hipótesis sería la de 2014), es consensuar un “adelanto” de días de la licencia que debe gozarse en 2015. Para esto se requiere de la celebración de un acuerdo con los trabajadores que debe registrarse ante la Inspección del Trabajo y la Seguridad Social.

Consideraciones Finales

En virtud de lo expuesto, se destacan a modo de síntesis: la irrenunciabllidad del derecho al goce de la licencia; la necesidad de contar con un Convenio de Fraccionamiento para proceder a su división; la imposibilidad de que la fracción sea menor a diez días; la exigencia del “Listado” de Licencias; y la no computabilidad de los feriados (salvo pacto en contrario); por todo lo cual aconsejamos, contar siempre con el debido asesoramiento especializado en materia laboral. Finalmente, corresponde recordar que existe la posibilidad de que por Consejos de Salarios, o convenio de empresa se establezcan mayores beneficios, o regímenes más favorables. En caso de que no exista ninguna disposición, se aplica el régimen general analizado en el presente. 

Diciembre, 2013. 

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Sobre el autor

Dra. Mariana Casella

Doctora en Derecho y Ciencias Sociales, graduada en la Universidad de la República.
Posgrado en Derecho del Trabajo Aplicado en la Universidad de Montevideo.
Su práctica se focaliza en derecho ...

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